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倉庫盤點的幾個注意事項

2017-04-12 18:53:07

    在大多數人的眼里,倉庫盤點是一件很容易的事情,把材料成品數一數,記錄一下品名和數量,就可以完工,但在實際的工作過程中,卻發生很多賬實不符的事情,發生這樣的情況主要是一些細節沒有做到。其實倉庫是一個物流公司的中心,一切的物資收發都必須經過倉庫的流轉,倉庫必須在平時的工作中做到單據齊全,有據可查,倉庫的工作就是真實全面的反映實物的流轉過程。

倉庫的賬務與實物,一般來講必須做到日清月結,但在大多數企業,作到每天結賬的可能性很小,主要原因是單證的不齊全,還有一個重要的原因就是工作量太大,企業所給予的人力物力不能完成這項繁重的工作。為盡可能的做到帳務與實物的一致,并與財務要求保持一致,財務部一般會要求倉庫每月盤點一次,以滿足會計核算的要求,在我們這里,每個季度財務部與倉庫部/生管部會同盤點一次,并以半年度盤點和年底盤點最為重要。

倉庫盤點是一頂日常工作,是賬務與實物之間的一個銜接點,當發現賬務與實物出現差異的時候,就要查明原因,做出處理結果,不同的差異原因得出不同的處理結果,主要的處理結果有賬務調整,補充單據,盤虧賠償損失等。

現在主要講一下倉庫盤點的注意事項:

1.部門配合:一個正常生產經營的企業他的物流是時刻變動的,是一個動態的指標,而企業盤點的目的,就是要查出某一個時間點的庫存量,而庫存量卻是一個靜態的指標,這就形成了一個矛盾,這就要求生產和銷售部門在盤點期間暫時停止物料的收發運作,達到倉庫所需要的無變動狀態。所以在盤點期間,即使生產出貨照常進行,也要將生產所需物料提前發放到生產線上,以達到倉庫物料的靜態。此時的盤點要求只局限于倉庫本身,如果是年底全面盤點,生產和一切物流要全部停止動作,生產線上沒有完工的物料在邏輯上還要退回倉庫,再進行全面的盤點。

2.人員配置:倉庫的盤點必須配備一定的人員,參與盤點的人員必須具備一定識別和計量物料的能力,對于盤點工作,同時各部門還要有相應的監督機制,除倉管員以外,其他部門的人員也必須參與盤點,比如PMC和財務部,生管部需要檢查庫存品名數量,財務部不僅要對品名數量進行監督,還要對庫存的價值進行計算,各部門人員的共同參與,一定程度上還增強了盤點人員的隊伍,加速了盤點工作的進行。

3. 盤點時間:倉庫的盤點時間一般選擇在月底的最后一天,當然也會由于臨時的需要進行月中盤點。選擇在月底盤點的優勢很多,第一月底盤點與倉庫每月結賬時間保持一致,更利于查找差異,分析差異原因;第二,月底盤點與財務結賬保持了數據的共享與協調,提高了數據的使用效率;第三,月底盤點為生產各項數據報表與財務月報表提供了真實有說服力的數據;第四,月底盤點后的數據真實可靠,為下月倉庫數據的準確性提供了相應的保障。

4.前期準備:對盤點前的物料,倉庫管理員應該提前做準備。第一,將同一類別,品名的物料放在一起,以便于盤點工作的順利進行;第二,檢查物料卡的收發結存記錄,并核對實物數量;

5.詳細記錄:盤點人員在盤點期間,必須認真核對實物的品名,數量,料號,做到準確無誤,對實物過小的原料,還要借助一定的計量工具(如電子稱,卡尺等)進行計量,進行專門的稱量計算。對于貴重材料成品,還要進行重點記錄,精確計量。

6 復盤:根據概率論原理,同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進行第一次盤點以后,有條件的企業還要對經過盤點的實物進行復盤,以提高數據的準確性,減少工作中的失誤。

7. 查找差異原因:盤點結束以后,相同的品名要將賬存數量與盤點數量相比較得到差異,如果差異在合理的范圍內,那么就不需要分析差異原因,如果差異率超過企業的規定的范圍,就必須對差異做出說明與原因分析,最后調整帳務,做到賬實相符,在這里需要提示的一點就是次月的月初數應該與本月的盤點數相等,而不是與帳務結存數相等,否則就會將差異數帶入到下月的帳務當中,盤點也自然失去了他應有的意義和效果。

8. 臨時事件處理辦法:倉庫在盤點期間,如果碰到必須的物料收發,比如急需的供應商送貨,成品的入庫及客戶送貨,通行的做法是可以將收發的單據日期推后一天(到達下一個月份),并對入庫的原料進行隔離處理(不參與盤點),對出庫的成品在發貨前盤點(需參與盤點),目的就是在這種緊急情況發生時,避免造成帳務的混亂和實物的不相符,保持帳務邏輯關系的順暢。

盤點工作對維護企業資產存貨的完整準確,及時發現問題,分析原因,處理問題,改進工作方面有著相當重要的意義,并為會計信息匯總歸集的準確性提供了相應的保障,對了解企業資產狀況,物流狀態提供了第一資料,為公司決策機構提供了有力的信息來源.


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